Política de privacidad

1. Quién opera PerfectFlow

PerfectFlow es un producto de Code Flakes LLC ("CodeFlakes", "nosotros"), que lo desarrolla y opera como servicio para sus clientes. Cuando en esta política decimos "tu instancia" nos referimos a la copia de PerfectFlow que CodeFlakes opera para tu empresa.

La designación de un representante en la Unión Europea conforme al artículo 27 del Reglamento (UE) 2016/679 está en evaluación. Mientras tanto, puedes dirigirte a la dirección de correo de arriba para cualquier cuestión relativa a tus datos.

2. Dónde viven tus datos

PerfectFlow se despliega en dos modalidades, y tu contrato indica cuál es la tuya:

• Instancia dedicada. Tu empresa tiene su propio servidor y su propia base de datos. Ningún otro cliente comparte ninguno de los dos. Es la modalidad por defecto.
• PerfectFlow Lite. Varias empresas se alojan en un mismo servidor y una misma base de datos. Los registros de cada empresa llevan un identificador propio, y el sistema filtra por él toda consulta de forma automática, de modo que cada empresa solo accede a sus propios datos. Cada una entra además por su propio subdominio.

En ambos casos, los datos de tu empresa —incluidas las cuentas de redes sociales que conectes y las publicaciones que programes— quedan separados de los de cualquier otro cliente.

Esa instancia se despliega sobre infraestructura de DigitalOcean: un servidor dedicado, un clúster de base de datos y un almacenamiento de objetos privado. La región se elige al contratar y no cambia después:

• Clientes del Espacio Económico Europeo: servidor, base de datos y almacenamiento en Fráncfort (Alemania), dentro del EEE.
• Resto de clientes: centros de datos en Estados Unidos.

Tu contrato indica la región de tu instancia, y puedes consultárnosla en cualquier momento. Los datos de una instancia no se replican ni se copian a la región de otra.

Las únicas excepciones son las integraciones con las redes sociales: CodeFlakes tiene una sola aplicación registrada en Meta y una sola aplicación registrada en TikTok, y todas las instancias conectan sus cuentas a través de ellas. Esas aplicaciones son el canal por el que se hacen las llamadas a las API; los datos que devuelven se guardan igualmente en la instancia de cada cliente.

3. Datos de tu cuenta y de tu operación

Para darte de alta y prestarte el servicio guardamos los datos de contacto que nos das: nombre, correo electrónico, teléfono y datos de tu empresa.

Dentro de PerfectFlow, tu empresa carga los datos de su propia operación (clientes, ventas, inventario, finanzas y demás, según los módulos que uses). Esos datos son tuyos: los guardamos y procesamos únicamente para que el sistema funcione, y no los usamos para ningún otro fin.

Quién responde por cada dato

Son dos tipos de datos y no se rigen igual:

• Los datos de tu cuenta como cliente — tu nombre, tu correo, los datos de tu empresa y la facturación. De esos somos nosotros el responsable del tratamiento, y es esta política la que los cubre.
• Los datos que tu empresa carga en su instancia — tus clientes, tus contactos, tus ventas. De esos el responsable eres tú, y nosotros actuamos como encargado del tratamiento: los tratamos siguiendo tus instrucciones y para nada más. Lo que podemos y no podemos hacer con ellos está en el acuerdo de encargo de tratamiento (DPA) que firmamos contigo, no en esta política.

De ahí se desprende algo práctico: si una persona cuyos datos están en tu instancia quiere ejercer sus derechos, la solicitud va dirigida a ti, y nosotros te damos las herramientas y la asistencia para atenderla.

Con qué base jurídica tratamos los datos de los que somos responsables

Esto se refiere únicamente a los datos de tu cuenta como cliente, no a los que tu empresa carga en su instancia — de esos el responsable eres tú, y la base la fijas tú.

No tratamos datos de los que seamos responsables sobre la base del consentimiento, así que no hay nada que retirar por esa vía. Si alguna vez lo hiciéramos, se pediría por separado y se podría retirar en cualquier momento.

4. Módulo de redes sociales

El módulo de redes sociales te permite conectar una cuenta compatible y, desde PerfectFlow, ver cómo rinden la cuenta y su contenido, escribir y programar publicaciones, publicarlas y —en Instagram— leer y responder las conversaciones que inician tus clientes. Cada red tiene su propia subsección: allí está todo lo que el módulo guarda para esa red.

Instagram (Meta)

PerfectFlow te permite conectar una cuenta profesional de Instagram. Lo que sigue describe todo lo que el módulo guarda y trata para esa conexión.

Al conectar una cuenta

Los tokens se renuevan automáticamente mediante un proceso en segundo plano. La renovación se realiza únicamente en la medida en que lo permitan las API de Meta, para mantener la conexión que autorizó la persona titular de la cuenta.

De cada publicación

Una publicación puede salir al momento o quedar programada: en ese caso la publica más tarde un proceso en segundo plano de PerfectFlow, sin que nadie tenga que estar delante.

• El texto de la publicación.
• Los archivos de imagen o video que adjuntas.
• La fecha en que está programada.
• El identificador que devuelve Meta cuando la publicación se crea.
• El enlace permanente (permalink) a la publicación ya publicada.
• El estado de la publicación y, si falló, el mensaje de error devuelto por la API.

Métricas y estadísticas de Instagram

Cuando conectas una cuenta profesional de Instagram y activas la analítica, PerfectFlow puede obtener de las API de Meta información sobre el rendimiento de la cuenta y del contenido, con métricas como alcance, visualizaciones, interacción y otras cifras agregadas de rendimiento. Lo que esté disponible depende de lo que Meta exponga para esa cuenta y ese contenido.

PerfectFlow guarda una foto diaria de los contadores de la cuenta conectada y, de cada publicación, las cifras que Meta devuelve, para que el panel pueda mostrar cómo evolucionan y no solo el número de hoy.

Son cifras agregadas. El módulo no descarga la lista de seguidores, y no lee el texto de los comentarios: solo cuántos hay.

La finalidad se limita a mostrar la analítica dentro de PerfectFlow y enseñar el rendimiento de la cuenta y del contenido a los usuarios autorizados del negocio conectado. Estas métricas no se usan para publicidad, para elaborar perfiles de personas, para vender datos ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Mensajes directos de Instagram

Si usas la bandeja de Instagram de PerfectFlow, PerfectFlow recibe información a través de las API de mensajería y los webhooks de Meta para mostrar y gestionar las conversaciones de tu cuenta profesional. Cubre las conversaciones que las personas inician con el negocio conectado: PerfectFlow no es una herramienta para escribir a usuarios de Instagram que no te hayan escrito.

De cada conversación, los datos pueden incluir:

• El identificador de quien escribe en el ámbito de Instagram, y la información de remitente o nombre visible que Meta ponga a disposición.
• El identificador de la conversación y el del mensaje.
• El texto o contenido del mensaje, y los archivos adjuntos o medios asociados.
• La marca de tiempo de cada mensaje y su información de estado.

PerfectFlow trata esa información para que los usuarios autorizados de tu empresa puedan ver las conversaciones con clientes y responderlas desde PerfectFlow. PerfectFlow envía respuestas únicamente cuando lo permiten las reglas y las ventanas de mensajería aplicables de Meta.

Los datos de los mensajes de Instagram no se usan para publicidad, elaboración de perfiles, venta ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial. Son datos de tu operación: tu empresa es el responsable del tratamiento y Code Flakes los aloja como encargado, igual que el resto de los datos de tu instancia.

TikTok

Puedes conectar una cuenta de TikTok para programar y publicar videos en ella desde PerfectFlow.

Al conectar una cuenta

Ambos tokens se guardan cifrados en la base de datos. La renovación es un proceso en segundo plano que sólo intercambia un token por otro, sin pedir datos adicionales. A diferencia de Meta, con TikTok esa renovación es diaria, porque el token de acceso dura 24 horas.

De cada publicación

• El texto y el archivo de video que adjuntas.
• La fecha en que está programada.
• El publish_id que devuelve TikTok.
• El estado de la publicación y, si falló, el mensaje de error devuelto por la API.

Cómo llega el video a TikTok

El archivo de video lo subes tú a PerfectFlow y se guarda en un almacenamiento de objetos privado. Para publicar, PerfectFlow le entrega a TikTok una URL firmada que vence a los 30 minutos, y TikTok descarga el video por su cuenta desde ahí. Vencido ese plazo la URL deja de funcionar. El archivo nunca es público.

Dónde termina el video: borradores o publicado

Hay dos destinos posibles, y cambian lo que tienes que hacer tú:

• Con el permiso video.upload, el video queda en los borradores de tu cuenta de TikTok y tú le das publicar desde la app de TikTok.
• Con el permiso video.publish, el video se publica directamente.

PerfectFlow usa el que tu cuenta haya concedido.

WhatsApp Business

Al margen de Instagram, puedes conectar una cuenta de WhatsApp Business, que solo hace mensajería: en WhatsApp no se publica nada. Cuando la conectas, el módulo guarda la conversación y los mensajes intercambiados —identificador y nombre de quien escribe, texto y adjuntos, marcas de tiempo, y si el hilo está respondido o archivado— para que los usuarios autorizados de tu empresa puedan responder desde PerfectFlow.

Es una integración aparte, con su propia autorización, y no se activa salvo que conectes la cuenta.

Dónde se guarda todo esto

Los archivos de imagen y video se guardan en un almacenamiento de objetos compatible con S3, privado. El resto de los campos se guarda en la base de datos de tu instancia.

5. Lo que no hacemos

Para que quede explícito, el módulo de redes sociales no:

• Vende la información obtenida a través de las API de Meta.
• Usa el contenido de los mensajes ni las métricas de Instagram para publicidad.
• Usa datos de Instagram para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Elabora perfiles publicitarios de usuarios de Instagram.
• Accede a información ni a permisos que el negocio conectado no haya autorizado.
• Usa las conversaciones con clientes para fines ajenos a prestar el servicio de PerfectFlow.

Dos límites que conviene decir en voz alta, porque es fácil suponer lo contrario: el módulo no descarga tu lista de seguidores —solo cifras agregadas— y no lee el texto de los comentarios de tus publicaciones, solo cuántos hay. La gestión de comentarios no forma parte de esta integración.

En el caso de TikTok, que es una integración aparte, el módulo sólo publica:

• No leemos tus videos existentes.
• No leemos tu lista de seguidores.
• No leemos tus mensajes de TikTok.
• No usamos datos de TikTok para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• No compartimos datos de TikTok con terceros.

Nada de lo descrito en esta política se usa para publicidad, perfilado de personas, entrenamiento de modelos de inteligencia artificial, ni se vende o cede a terceros para sus propios fines comerciales o de marketing. Las transferencias necesarias para prestar el servicio —a Meta, para publicar lo que pediste publicar, o a los proveedores de infraestructura que se listan más abajo— son otra cosa, y están descritas en el apartado 6.

6. Con quién se comparten

No vendemos datos ni los cedemos a terceros con fines comerciales. Los datos salen de tu instancia únicamente en estos casos:

• Meta Platforms (Instagram): proporciona la autenticación y la información autorizada de la cuenta de Instagram, las métricas y los datos de mensajería a través de sus API y webhooks. Meta también recibe el contenido y los mensajes que los usuarios autorizados de PerfectFlow deciden publicar o enviar por Instagram.
• TikTok: se le envía el texto del video, la URL firmada temporal desde la que descarga el archivo, y se recibe de vuelta el publish_id y el estado de la publicación.
• Cuando una autoridad competente nos lo requiera legalmente.

El módulo de redes sociales puede comunicarse con las plataformas de Meta, incluidas Instagram y WhatsApp Business, y con TikTok cuando la integración correspondiente esté activada.

Proveedores y subencargados

Para prestar el servicio nos apoyamos en estos proveedores, que tratan datos por cuenta nuestra como subencargados, sujetos a un contrato de encargo de tratamiento, y no pueden usarlos para fines propios:

Plataformas de terceros que conectas tú

Estas son distintas: son plataformas que tu negocio conecta a PerfectFlow, con tu propia cuenta y tu propia relación con ellas. Entran solo si activas el canal correspondiente, y mientras no lo hagas no tratan ningún dato tuyo:

Las automatizaciones se ejecutan sobre software que alojamos nosotros mismos, en la misma infraestructura donde vive tu instancia. El proveedor de ese software no accede a tus datos; los mensajes que esas automatizaciones envían sí salen por los canales de la tabla anterior.

Cada subencargado de la primera tabla accede únicamente a lo necesario para prestar su servicio, está sujeto a un contrato de encargo de tratamiento y no puede usar los datos para fines propios. Si incorporamos o sustituimos alguno, te avisamos con treinta días de antelación y puedes objetar.

Las plataformas de terceros como Meta tratan la información conforme a sus propias condiciones de privacidad y acuerdos de plataforma, además de las acciones que inicien los usuarios autorizados de PerfectFlow. Son tus cuentas y tu relación con esas plataformas; nosotros nos conectamos a ellas siguiendo tus instrucciones.

La lista completa y actualizada, con el detalle de qué datos trata cada proveedor y de cuáles son cuentas tuyas, está en la página de subencargados.

Transferencias internacionales

Code Flakes LLC tiene su sede en Estados Unidos. Aunque la instancia de un cliente europeo esté alojada en el EEE, el encargado del tratamiento es una sociedad estadounidense, y ése es el flujo que cubre el acuerdo de encargo.

Las personas que operan esas instancias acceden desde Venezuela. Son socios y personal de la propia sociedad, no una empresa contratada, de modo que ese acceso no constituye por sí mismo una transferencia a un tercero. Lo indicamos por transparencia. El soporte se ejecuta sobre el propio servidor: no se descargan copias a equipos locales.

El mecanismo del capítulo V aplicable se determina en el acuerdo de encargo de tratamiento de cada cliente, igual que el de los proveedores con matriz fuera del EEE. No invocamos ningún marco de adecuación ni certificación.

7. Cuánto tiempo se conservan

• Tokens de acceso y de refresco: se conservan mientras la cuenta esté conectada. Al desconectarla desde PerfectFlow, se eliminan.
• Datos de la cuenta conectada y publicaciones: permanecen en tu instancia hasta que pidas su eliminación o hasta que se dé de baja la instancia.
• Archivos de imagen y video: se conservan junto con la publicación a la que pertenecen y se eliminan con ella.
• Mensajes de Instagram: se conservan en la instancia del cliente mientras sean necesarios para prestar la bandeja de Instagram, hasta que el cliente los elimine, medie una solicitud de eliminación o se dé de baja la instancia.
• Métricas de Instagram: se conservan lo necesario para ofrecer la analítica y el histórico —las fotos diarias son lo que hace posible una tendencia— hasta que el cliente las elimine, medie una solicitud de eliminación o se dé de baja la instancia.

Fuera del módulo de redes sociales:

• Los datos de tu cuenta como cliente —contacto y facturación— se conservan mientras la contratación esté vigente y, después, durante el plazo de prescripción fiscal y mercantil que nos obligue a guardar los justificantes contables.
• Los datos que tu empresa carga en su instancia los conservas tú: los plazos los decides tú como responsable. Terminado el contrato, mantenemos la instancia treinta (30) días para que puedas exportarlos y, pasado ese plazo, suprimimos la instancia, su base de datos y sus archivos, copias de seguridad incluidas, salvo que nos indiques otra cosa por escrito.
• Las copias de seguridad se generan a diario y se sustituyen en el ciclo de rotación descrito en tu contrato, de modo que un dato borrado desaparece también de las copias al completarse ese ciclo.

Puedes pedir la eliminación en cualquier momento siguiendo las instrucciones de eliminación de datos.

8. Seguridad

El acceso a PerfectFlow y las comunicaciones con las API de terceros viajan cifradas sobre HTTPS. Los tokens de autenticación de las integraciones con terceros se guardan cifrados en reposo. Cada instancia está aislada de las demás según la modalidad descrita en el apartado 2, y el acceso administrativo está limitado al personal de CodeFlakes que opera el servicio.

Ningún sistema es infalible. Si detectamos una violación de seguridad que afecte a los datos de tu instancia te lo comunicaremos sin dilación indebida y conforme a las exigencias legales y contractuales aplicables, por correo a la dirección de contacto de tu cuenta, con la información que necesites para cumplir tus propias obligaciones de notificación.

9. Tu control sobre estos datos

Esto es lo que puedes hacer, en concreto:

• Desconectar la cuenta desde el módulo de redes de PerfectFlow. Al hacerlo se eliminan los tokens de autenticación, y PerfectFlow deja de poder consultar las métricas de Instagram, publicar contenido, recibir mensajes nuevos o enviar respuestas en nombre de la cuenta conectada.
• Revocar el acceso desde Meta, en la configuración de tu cuenta de Instagram, en la sección de aplicaciones y sitios web conectados. El efecto es inmediato, independientemente de PerfectFlow.
• Revocar el acceso desde TikTok, en la configuración de tu cuenta, en la sección de aplicaciones conectadas. El efecto también es inmediato.
• Pedir la eliminación de tus datos escribiendo a info@perfectflow.cloud. El detalle está en la página de eliminación de datos.
• Pedirnos una copia o la corrección de los datos que guardamos sobre ti, al mismo correo.

Si te aplica el Reglamento General de Protección de Datos

Sobre los datos de los que somos responsables —los de tu cuenta como cliente— puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. Escríbenos a info@perfectflow.cloud y respondemos en el plazo máximo de un mes.

Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos de tu país.

Sobre los datos que tu empresa carga en su instancia, esos derechos los ejercen las personas afectadas ante ti, que eres su responsable. Nosotros te asistimos para atenderlos en los términos del acuerdo de encargo de tratamiento: exportación, corrección y borrado de los registros que nos indiques.

10. Este sitio web

El sitio público de PerfectFlow, perfectflow.cloud, no usa Google Analytics ni ninguna otra analítica, y no instala cookies de seguimiento. Algunas landings de clientes sí pueden usar Google Analytics 4, pero solo cuando ese cliente activa expresamente esa función — es otro sitio, bajo una propiedad suya. Este apartado habla de esta web. Lo único que se guarda en tu navegador es una marca local (pf_cookies) que recuerda que cerraste el aviso de cookies, para no volver a mostrártelo. Esa marca no sale de tu navegador.

Este sitio no tiene formulario de contacto. Para hablar con nosotros hay tres vías, y cada una tiene su consecuencia:

• Escribirnos por correo a info@perfectflow.cloud. Usamos esos datos únicamente para responderte.
• Agendar una demostración, que abre Calendly. Los datos que escribas ahí —nombre, correo y la franja que elijas— los recoge Calendly y nos llegan a nosotros para preparar la reunión.
• Escribirnos por WhatsApp, que abre la aplicación de WhatsApp con nuestro número. Esa conversación se rige por las condiciones de WhatsApp.

Las páginas de este sitio cargan una tipografía desde los servidores de Google Fonts. Para servirla, Google recibe la dirección IP de tu navegador. No se instala ninguna cookie por esa vía y no recibimos de vuelta ningún dato sobre tu visita.

11. Menores de edad

PerfectFlow es una herramienta de gestión para empresas. No está dirigido a menores de edad y no recopilamos datos de forma consciente de personas menores de 18 años.

12. Cambios en esta política

Si cambiamos lo que el sistema hace con los datos, actualizamos esta página y la fecha de última actualización que figura arriba. Los cambios relevantes se avisan además por correo a los clientes activos.

13. Contacto